登記事項証明書や公証人が作成した文書（以下｢公文書等｣という｡）を外国に提出した場合，提出された国の関係機関は，当該公文書等が，真に権限のある機関により作成されたものかどうかを判断することは困難です｡そこで，当該公文書等に，日本に駐在する領事による認証が求められるのです。

しかし，日本に駐在する領事に公文書等をいきなり提出しても，領事が当該公文書等の真正であることを判断するのは困難です｡そこで，当該公文書に外務省の公印確認を受けてから，日本に駐在する領事に提出する必要があります｡

ところが，外務省へは，登記官や公証人の印鑑について届け出がされておらず，外務省はそれらの押印が真正であることの確認ができないため，外務省に提出する前の手続として，それぞれの公証人や登記官が所属する（地方）法務局長印による証明が必要になります｡